JPK CIT krok po kroku – jak przenieść rozliczenia podatków CIT w świat cyfrowy

Warunki prowadzenia biznesu ulegają w ostatnich latach dynamicznym przemianom, a głównym katalizatorem tych zmian są nowoczesne technologie. Cyfryzacja i automatyzacja procesów biznesowych umożliwiają firmom zwiększenie efektywności operacyjnej, redukcję kosztów oraz poprawę jakości oferowanych produktów i usług. O zawiłościach z tym związanych, dla Android.com.pl pisze Robert Łuszczyna, senior manager w Zespole Doradztwa Podatkowego EY Polska.

Gdy chmury nisko wiszą, deszcz się zbliża

Technologie takie jak sztuczna inteligencja, analiza danych, blockchain czy Internet Rzeczy rewolucjonizują sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają swoimi zasobami, komunikują się z klientami i podejmują decyzje strategiczne. 

Wprowadzanie nowoczesnych technologii zapewnia przedsiębiorstwom lepsze dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych oraz szybsze reagowanie na pojawiające się wyzwania. 

Możliwości, jakie niesie ze sobą technologia informacyjna, zostały dostrzeżone także przez organy podatkowe, które sukcesywnie rozszerzają zakres jej wykorzystania, digitalizując kolejne obszary raportowania podatkowego i rachunkowego.

Zbierają się ciemne chmury

Nie tak dawno wszystkie deklaracje VAT, CIT, akcyzowe czy sprawozdania finansowe były raportowane w formie papierowej, a każdego 25 dnia miesiąca pracownicy zespołów podatkowych czekali w kolejce, by wysłać deklaracje VAT-7. Co więcej, pojęcie faktury elektronicznej nie istniało, a organy podatkowe traktowały jako fakturę jedynie dokument w formie papierowej – witamy w roku 2010. Informacje te mogą brzmieć abstrakcyjnie, mając na uwadze, że faktury papierowe mają co do zasady zniknąć już w 2026 roku. Warto o tym wspomnieć, by dostrzec proces zmian zarówno po stronie organów podatkowych i ich rozumienia możliwości wykorzystania technologii w służbie podatków, jak również przemian, jakie to wymusiło na przedsiębiorcach w ciągu ostatnich 10 – 12 lat. 

Czasem słońce, czasem deszcz

Proces digitalizacji odbywał się oczywiście stopniowo – organy podatkowe stawiały początkowo nieporadne kroki w tym zakresie, nie rozumiejąc, że za chęcią otrzymywania danych w formie elektronicznej muszą pójść konkretne kroki również po ich stronie – w szczególności przygotowania właściwej infrastruktury do zbierania, gromadzenia, monitorowania i analizy spływających danych, jak również zbudowania nowych kompetencji – analitycznych pozwalających na automatyczną analizę danych.

Co istotne proces ten musieli przejść również przedsiębiorcy, którym wraz z kolejnymi latami przyszło mierzyć się z nowymi wyzwaniami. Od prostych zmian w postaci zmiany formy przekazywania deklaracji z formy papierowej na elektroniczną, po całkowicie nowe obowiązki, takiej jak przekazywanie detalicznych informacji o transakcjach sprzedaży i zakupów dla celów VAT. Zmiany warunków pogodowych, jakie wprowadziły organy podatkowe rękoma ustawodawcy, wymusiły na przedsiębiorcach nie tylko zmianę procesu raportowania, ale również konieczność zbudowanie interdyscyplinarnych zespołów, które składały się z ekspertów podatkowych, księgowych oraz IT, których interesy trudno jest często połączyć.    

Dynamicznie zmieniające się warunki podatkowe w szczególności w zakresie VAT przygotowywały stopniowo podatników do nowych zmian w procesie raportowania danych oraz konieczności innego postrzegania procesów podatkowo-księgowych. Niestety nie dla wszystkich przedsiębiorców nisko latające pliki jaskółki o imieniu JPK_KR stanowiły zapowiedź deszczu w postaci JPK_CIT.

Z małej chmury … duży deszcz

Zanim przejdziemy do samego pliku JPK_CIT, wróćmy na chwilę do roku 2016, w którym to MF wprowadziło nowy obowiązek przekazywania ksiąg rachunkowych w formacie JPK, w szczególności przekazywania informacji o prowadzonej ewidencji księgowej zgodnie z formatem JPK_KR na żądanie organów podatkowych.  

Patrząc z perspektywy czasu, wprowadzanie w 2016 roku plików JPK na żądanie pokazywało przedsiębiorcom kierunek, w którym MF zamierza sukcesywnie podążać. Niestety wielu przedsiębiorców nie potraktowało prognoz podatkowych wskazujących na pojawienie się nowego zjawiska – plików JPK, z należytą starannością, zakładając optymistycznie, że huragan o imieniu JPK_KR ich nie nawiedzi. 

Burzowy JPK_CIT

Rok 2026 wprowadza nowy obligatoryjny wymóg obejmujący konieczność raportowania szczegółowych danych w formacie JPK_KR_PD (potocznie zwanym JPK_CIT). Podkreślenia wymaga, że plik JPK_KR_PD został zbudowany na podstawie pliku JPK_KR z 2016 roku i został rozszerzony o dodatkowe pole oraz węzły do raportowania, a także konieczność zmapowania planu kont prowadzonego przez przedsiębiorstwo do jednego z planów kont (słowników) przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Tym samym przedsiębiorcy, którzy zignorowali oznaki zbliżającego się tornada JPK_KR, będą musieli przygotować schrony, by ochronić się przed JPK_CIT.

JPK_KR_PD, podobnie jak inne pliki JPK, stanowi wyzwanie interdyscyplinarne, które wymagało będzie zaangażowania zarówno po stronie zespołów podatkowych, rachunkowych oraz szczególnie zespołów IT. Oczywiście prowadzenie ewidencji księgowo-podatkowej nadal będzie należało do obowiązków zespołów księgowo-podatkowych – to one będę odpowiedzialne, za ewidencję i weryfikację danych, dbanie o ich jakość oraz sam proces sporządzenia pliku JPK_KR_PD. Jednak proces ten nie będzie mógł się odbyć bez właściwego zaplanowania prac po stronie IT – w szczególności zaplanowania współpracy z zespołami podatkowymi oraz podziału odpowiedzialności, zapewnienia możliwości prowadzenia ewidencji zgodnej z wymogami prawnymi oraz zapewnienia efektywnego procesu generowania plików JPK_KR, które w skrajnych przypadkach mogą być wielkości kilkudziesięciu GB.    

Nie ma złej pogody, są tylko nieodpowiednie ubrania!

Podobnie jak w przypadku zjawisk pogodowych, do nowego obowiązku raportowania JPK_KR_PD można się dobrze przygotować – należy jednak zidentyfikować elementy i działania, które po stronie IT powinny zostać zawczasu powzięte. 

Gromadzenie danych

Schema JPK_KR_PD wskazuje pola obligatoryjne, czyli informacje z ewidencji księgowej, które powinny być przekazywane przez przedsiębiorców do organów podatkowych. Co istotne sama weryfikacja obligatoryjności technicznej może okazać się niewystarczającą – często należy na wymogi czysto techniczne nałożyć również wymogi wynikające z przepisów podatkowo-rachunkowych. Dlatego też weryfikacja, czy wszystkie wymagane dane do raportowania JPK_CIT gromadzimy już w systemie, powinna odbywać się przy bliskiej współpracy z zespołami merytorycznymi.

Co istotne JPK_KR_PD jest ewidencją, która obejmuje dane za cały rok podatkowy – a tym samym już od pierwszego dnia nowego roku podatkowego przedsiębiorcy powinni ewidencjonować dane zgodnie z oczekiwaniami organów podatkowych. W przypadku  podatników CIT osiągających przychody powyżej 50 milionów EUR oraz podatkowych grup kapitałowych może to być nawet 1 stycznia 2025 roku, jeśli rok podatkowy jest zgodny z kalendarzowym.

Dlatego też w pierwszej kolejności kluczowe jest porównanie danych ze schemy JPK z prowadzoną obecnie ewidencją księgową. Warte podkreślenia jest, że raportowanie JPK_KR_PD obejmuje konieczność detalicznego przedstawienia informacji o wszystkich księgowaniach ewidencjonowanych w księgach rachunkowych – od podstawowych informacji jak numer konta, czy wartość bilansu, po bardziej szczegółowe jak daty ewidencji konkretnej transakcji czy wartości księgowań po stronie „Winien” i „Ma”.

Dlatego też mówimy o tysiącach lub setkach tysięcy księgowań, które będą przedmiotem raportowania – w przypadku ewidencjonowania niepełnych danych w nowym roku podatkowym przedsiębiorcy staną przed wyzwaniem uzupełnienia brakujących danych. Wymagało to będzie często modyfikacji istniejących procesów biznesowych oraz przygotowania nowych procedur dla pracowników. Ponadto dane muszą być zbierane w sposób ciągły i systematyczny, co oznacza, że systemy muszą być stale monitorowane i aktualizowane.

Wolumen danych

Jak wspomniano wcześniej, przedmiotem raportowania będą znacznej wielkości pliki. Dlatego też należy zweryfikować, czy system ERP/ F-K, w którym prowadzona jest ewidencja księgowa, będzie gotowy na przetworzenie dużych wolumenów danych oraz przygotowanie na ich podstawie pliku XML, a także wysyłanie go na bramkę Ministerstwa Finansów. Generowanie pliku o wielkości kilku lub kilkunastu GB w źle zaplanowanym rozwiązaniu może generować znaczne utrudnienia w pracy innych zespołów korzystających z system ERP/ F-K w tym samym czasie, a w skrajnych sytuacjach może doprowadzić do niewydolności systemu.

Dlatego niezbędne jest oszacowanie potencjalnej wielkości plików oraz wydajności systemu księgowego, z którego korzysta przedsiębiorstwo. Aby poradzić sobie z tym wyzwaniem, przedsiębiorstwa muszą zapewnić odpowiednią infrastrukturę IT. Dodatkowo przedsiębiorstwa mogą rozważyć zastosowanie technologii chmurowych, które oferują skalowalność i elastyczność w zarządzaniu dużymi wolumenami danych. Może okazać się bowiem, że bezpieczniejszym i wydajniejszym będzie przeniesienie procesu generowania plików do zewnętrznego rozwiązania.

Planowanie przyszłych działań

W związku z przygotowywaniem korekt deklaracji CIT-8 przedsiębiorcy będą musieli być przygotowani również do przygotowania korekty pliku JPK_KR_PD. Co istotne w przypadku korekty deklaracji proces ten zazwyczaj nie stanowi wyzwania technologicznego, ponieważ proces przygotowania kalkulacji CIT u większości przedsiębiorców jest przeniesiony poza system księgowy i jest on prowadzony najczęściej w Excel. Dlatego też korekta samej deklaracji jest związana z ujęciem bądź wyłączeniem poszczególnych pozycji w kalkulacji w Excel i przeniesieniem tych wartości do deklaracji. 

Sytuacja nie wygląda jednak tak prosto w przypadku pliku JPK_KR_PD, ponieważ niezbędne jest przedstawienie wszystkich detalicznych zapisów z ksiąg wraz z pozycjami korygującymi konkretny wynik podatkowy. Właściwie przygotowany system ERP/FK po  zamknięciu roku obrotowego nie daje możliwości ingerencji w dane za okres zamknięte – dla celów raportowania CIT, w systemach brakuje parametru sterującego analogicznego jak w przypadku rozliczeń VAT tj. daty VAT, która pozwala na gromadzenie konkretnych rekordów na podstawie tego parametru.

Tym samym w przypadku plików JPK_KR_PD generowanych bezpośrednio z systemów ERP/ FK może pojawić się wyzwanie w postaci przygotowania korekty tego pliku – w skrajnych sytuacjach może prowadzić to konieczności wprowadzenia dodatkowych rekordów bezpośrednio w pliku XML manualnie lub konieczności skorzystania z rozwiązania zewnętrznego, które pozwoli na wczytanie pliku JPK_KR_PD oraz dodanie dodatkowych zapisów pozwalających na przeprowadzenie korekty. Dlatego też już na etapie decyzji  czy wdrożyć rozwiązanie do raportowania JPK_CIT bezpośrednio w systemie ERP/ FK czy poza nim wziąć pod uwagę konieczność przygotowania jego korekt w przyszłości.

Monitoring zmian i elastyczność rozwiązania

Kolejnym wyzwaniem jest zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi. Przedsiębiorstwa muszą na bieżąco monitorować zmiany w przepisach podatkowych i dostosowywać swoje systemy informatyczne do nowych wymogów. Wymaga to często współpracy z dostawcami oprogramowania oraz specjalistami ds. podatków.

Dodatkowo rozwiązanie, które będzie odpowiadało za proces raportowania, powinno być elastyczne i pozwalać na rekonfigurację założeń przyjętych na etapie wdrożenia w związku z informacjami podatkowymi, jakie publikuje MF na swoich stronach oraz wytycznymi w zakresie raportowania. Dodatkowo przedsiębiorstwa muszą być przygotowane na audyty i kontrole ze strony organów podatkowych, co wymaga posiadania odpowiednich narzędzi do raportowania i analizy danych – wraz z wejściem w życie JPK_CIT nie zniknie obowiązek gotowości do przekazywania plików JPK_KR za lata poprzednie.

Automatyzacja Procesów

Właściwie przeprowadzona automatyzacja procesów związanych z przygotowywaniem rozliczeń CIT może w znacznym stopniu ułatwić proces zarządzanie danymi i zapewnić ich zgodność z wymogami prawnymi. Narzędzia do automatyzacji mogą pomóc w zbieraniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych, co zmniejsza ryzyko błędów i oszczędza czas. 

Po burzy zawsze wychodzi słońce

Trwająca od ponad 10 lat digitalizacja podatków w dużym zakresie przebudowała procesy podatkowe w przedsiębiorstwach i pozwoliła na większą współpracę zespołów podatkowo-księgowych z zespołami IT. Proces digitalizacji nie zakończy się na JPK_CIT – wciąż na pełną digitalizację czekają rozliczenia, chociażby w obszarze akcyzy. Niemniej należy mieć na uwadze, że działania podejmowane obecnie przez przedsiębiorstwa są nie tylko dostosowaniem do nowych wymogów, ale także szansą na zarządzenie funkcją podatkową nie tylko jako automatyzację rozliczeń i zwiększenia bezpieczeństwa podatkowego spółek, ale także, jako narzędzie do lepszego zrozumienia procesów biznesowych oraz planowania w przedsiębiorstwie.

O autorze:

Robert Łuszczyna to senior manager w Zespole Doradztwa Podatkowego EY Polska. Posiada ponad 12-letnie doświadczenie w obszarze technologii podatkowej. Specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań informatycznych automatyzujących procesy podatkowe, w tym implementacji systemów fakturowania elektronicznego oraz Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

Doświadczenie zdobywał w pracy z klientami przy opracowywaniu i wdrażaniu narzędzi raportowania podatkowego. Jest autorem artykułów branżowych oraz współautorem publikacji o tematyce podatkowej.

opracowanie: EY Polska dla Android.com.pl. Zdjęcie otwierające: lovelyday12 / Shutterstock

Część odnośników to linki afiliacyjne lub linki do ofert naszych partnerów. Po kliknięciu możesz zapoznać się z ceną i dostępnością wybranego przez nas produktu – nie ponosisz żadnych kosztów, a jednocześnie wspierasz niezależność zespołu redakcyjnego.

Artykuł JPK CIT krok po kroku – jak przenieść rozliczenia podatków CIT w świat cyfrowy pochodzi z serwisu ANDROID.COM.PL - społeczność entuzjastów technologii.